Erfahrungen bei externen Audits.
Unsere Erfahrung zu externen Audits bei ISO 9001 Zertifizierungen
Nach dem Aufbau von Managementsystemen kommen die externen Audits, die in der Regel von akkreditierten Zertifizierungsgesellschaften durchgeführt werden. Im ersten Jahr steht das Zertifizierungsaudit an, gefolgt von einem ersten und einem zweiten Überwachungsaudit, jeweils im Abstand von einem Jahr. Danach fängt der Kreislauf wieder von vorne an mit einem Rezertifizierungsaudit. In Abhängigkeit der Unternehmensgröße, der Anzahl der Standorte und der Zertifizierungsnormen werden ein oder mehrere Auditoren von der Zertifizierungsgesellschaft eingesetzt. Der Lead-Auditor gibt den Auditablauf vor, der üblicherweise im Vorfeld mit dem Berater oder dem Kunden abgestimmt wird.
Und dann ist es soweit, die Auditoren fahren auf den Hof. Eine gewisse Nervosität ist deutlich in der Belegschaft spürbar. Selbst der Chef ist gespannt, was der Tag bringen wird: „Hoffentlich sind das keine Häckchenmacher“, „werden wir das Audit bestehen?“, „nur ja keine unnötigen bürokratischen Anforderungen“, sind Aussagen, die oft zu hören sind.
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Auditierung des Führungsteams
Im ersten Teil des Audits wird die Geschäftsführung interviewt. Teilweise erfolgt dies im Beisein des gesamten ersten Führungskreises, was aus unserer Beratersicht sehr vorteilhaft ist. Denn dadurch wird die Wertschätzung der Zertifizierung zum Ausdruck gebracht und zum anderen sollen ja auch außer dem Geschäftsführer die Führungskräfte aktiv ins Managementsystem eingebunden sein. Eine Kurzpräsentation des Unternehmens kommt immer gut an. Damit wird ein erster Überblick gegeben.
Die Gesprächsthemen im Führungsinterview sind Strategie, Ziele, Kontext der Organisation, Risiko- und Wissensmanagement. Der Auditor spricht die Themen an und lässt sich die Umsetzung erläutern und auch immer Nachweise zeigen.
Die Dokumentenprüfung
Das Auditverfahren verlangt eine recht umfangreiche Dokumentation, die vom Leadauditor zu erstellen und an die Zertifizierungsgesellschaft einzureichen ist. Als Konsequenz dessen erlebt man bedauerlicherweise manche Auditoren, die beim Auditgespräch fast ausschließlich mit dem Eintippen von Nachweisdokumenten für die Zertifizierungsgesellschaft beschäftigt sind, statt ein offenes Gespräch mit den Anwesenden zu führen.
Grundsätzlich erfolgt beim Erstaudit eine Dokumentationsprüfung, zum Abgleich der Normanforderungen mit den Regelungen im Unternehmen. Diesbezüglich wird die vorhandene Dokumentation auf Vollständigkeit in Bezug auf die Norm und Angemessenheit überprüft. Im Idealfall erfolgt dies schon vor Beginn des Audits. Vorteilhaft ist es also, dem Leadauditor die Unterlagen vorab zur Verfügung zu stellen, sodass er bereits mit einem ersten Eindruck vom Managementsystem ins Auditverfahren einsteigen kann. Offene Fragen können dann direkt im Audit geklärt werden.
Auditierung des Tagesgeschäfts im Betrieb
Nachdem dieser Tagesordnungspunkt geschafft ist, geht’s in den Betrieb. In der Regel werden die einzelnen Bereiche entlang des Arbeitsflusses aufgesucht. An den Arbeitsplätzen lassen sich die Auditoren dann aktuelle Aufträge mit den dazu gehörigen Arbeitspapieren zeigen. Die Mitarbeiter werden interviewt in Hinblick auf Arbeitssteuerung, Qualitätsprüfungen und Vorgehen bei Fehlern und Unklarheiten. Sofern vorhanden werden Prüfmittel angeschaut und deren ordnungsgemäße Kalibrierung oder Eichung überprüft. Die Dokumentenlenkung ist immer ein Thema, z.B. in der Fertigung, „wie ist das Vorgehen zum Austausch von Zeichnungen bei Änderungen?“ Angesprochen werden auch die Themen Ziele, interne Kommunikation, Aus- und Weiterbildung.
Der Abschluss eines erfolgreichen Audittages
Nach Abschluss aller Interviews werten die Auditoren das Auditergebnis und vergeben Haupt- und Nebenabweichungen sowie Empfehlungen. Sie erläutern ihre Aussagen und geben einen Kommentar zum Bestehen oder Nichtbestehen des Audits ab. Die endgültige Entscheidung trifft die Zertifizierungsgesellschaft, was aber eigentlich nur noch ein formaler Akt ist.
Die Vorstellung des Auditergebnisses wird von den Kunden ganz unterschiedlich aufgenommen. Manche verwehren sich vehement gegen Abweichungen und selbst gegen Empfehlungen, so sinngemäß, „die können mir doch nichts über mein Geschäft erzählen“. Ich sehe es grundsätzlich so, dass ein externes Audit immer wertvoll fürs Unternehmen ist. Externe sehen eben vieles aus einem anderen Blickwinkel, da sie nicht betriebsblind sind. Die Anregungen sollten also erst mal wertfrei aufgenommen und bei Sinnhaftigkeit auch tatsächlich umgesetzt werden.
Fazit – unsere Erfahrung zu externen Audits
Nach meiner langjährigen Erfahrung kommen die meisten Abweichungen aus den Bereichen Führung und Betrieb. So sind Ziele nicht konkret vorgeben, bzw. den Mitarbeitern nicht bekannt, die interne Kommunikation erfolgt nicht wie beschrieben. Im Betrieb fallen nichtkalibrierte oder beschädigte Prüfmittel auf, oder die Nachvollziehbarkeit von Aufträgen ist nicht gegeben, weil Mitarbeiter keine Angaben in der Auftragsdokumentation machten.
Am Ende zählen doch das Bestehen der Zertifizierung und das Aufrechterhalten des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Wo die Ideen herkommen, aus der Belegschaft oder von außen, ist zweitrangig. Entscheidend ist, dass sie aufgegriffen und umgesetzt werden. Eine erfolgreiche Zertifizierung ist auch ein guter Anlass, der Belegschaft „Danke“ zu sagen und vielleicht auch gemeinsam zu feiern.
Viel Erfolg mit Ihren Managementsystemen wünscht
Volker Theen – Lead Auditor der DEKRA Certification und Geschäftsführer bei THEEN