Ablauf der ISO 9001 Zertifizierung
Der Ablauf einer ISO 9001 Zertifizierung beinhaltet mehrere Phasen über eine Gesamtlaufzeit von drei Jahren.
Ablauf einer ISO 9001 Zertifizierung
Der Ablauf der ISO 9001 Zertifizierung findet in mehreren Phasen statt. Zu Beginn ist es sinnvoll eine geeignete Zertifizierungsgesellschaft auszuwählen, die einen Auditor mit Erfahrung in der entsprechenden Branche beauftragen kann. Ist dies erledigt besteht grundsätzlich die Möglichkeit eines Vorgespräches mit dem Auditor, um sich kennen zu lernen und ein gutes Gefühl zu erhalten. Dies ist aber nicht mit einem Voraudit zu verwechseln. Im Vorgespräch lernen sich Auditor und Unternehmer kennen und vereinbaren bei gemeinsamer Übereinkunft den Zertifizierungstermin. Ein Voraudit dient dem „abklopfen“ um zu wissen, wo das Unternehmen steht. Hier können auch detaillierte Fragen zu getroffenen Regelungen gestellt werden.
Unsere Kunden benötigen grundsätzlich kein Voraudit, da wir mit unserer Beratung sicherstellen, dass die Zertifizierung reibungslos funktioniert. Im Zertifizierungs-Audit prüft dann der Auditor die Normvorgaben mit den getroffenen Regelungen ab. Im zweiten und dritten Jahr folgt ein Überwachungsaudit. Mit Ablauf des dritten Jahres steht eine Re-Zertifizierung an. Diese erfolgt gegebenfalls unter Berücksichtigung neuer Normbestandteile, sofern eine neue Revision der ISO 9001 vorliegt.
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Ablauf des Zertifizierungs-Audits
Der Ablauf eines » Zertifizierungs-Audits wird dem Unternehmen ca. 14 Tage vor der Zertifizierung als schriftlicher Auditplan übermittelt. Darin enthalten ist der Name des Auditors, die Auditstandorte sowie die zu auditierenden Normanforderugen und Ansprechpartner, eingeteilt in Zeitblöcke. Zu Beginn findet immer ein Einführungsgespräch statt, gefolgt von einem kurzen Rundgang durchs Unternehmen. In den meisten Fällen teilt sich dann das Zertifizierungs-Audit in zwei Phasen auf. Zum einen überprüft der Auditor die getroffenen Regelungen und Vorgaben des Qualitätsmanagements und interviewt hierzu die Geschäftsführung. In diesem Punkt werden auch das Management Review, das interne Audit sowie Regelungen im Risikomanagement und im Wissensmanagement auditiert.
In der zweiten Phase überprüft der Auditor an den jeweiligen Arbeitsplätzen der Mitarbeiter die gelenkten Prozesse. Hierbei wird abgeglichen, ob die festgelegten Verfahrensanweisungen und Prozessbeschreibungen auch in der Praxis zutreffen. Abschließend findet ein Abschlussgespräch statt, in dem der Auditor der Geschäftsführung seinen Eindruck vermittelt und mögliche Verbesserungshinweise, oder auch Abweichungen erläutert. Letztlich erhält das Unternehmen einen Auditbericht zugeschickt und bei erfolgreicher Zertifizierung das Zertifikat ausgehändigt.
Überwachungsaudit
Im zweiten Zertifizierungsjahr, also ein Jahr nach dem ersten Zertifizierungs-Audit, findet ein Überwachungsaudit statt. Während bei der Zertifizierung alle Normvorgaben, Prozesse und Verfahren ganz genau auditiert werden, wird im Überwachungsaudit Stichprobenartig geprüft, ob die Regelungen weiterhin Anwendung finden. Das Überwachungsaudit beinhaltet immer die Auditierung des Management Reviews, Überprüfung des internen Audits sowie den Umgang mit getroffenen Maßnahmen. Zudem wird regelmäßig die Veränderung von Unternehmensrisiken und die Steuerung des Wissensmanagements besprochen. Das Überwachungsaudit ist mit durchschnittlich der Hälfte der Zeit deutlich kürzer als ein Zertifizierungsaudit. Es findet zwei Mal Anwendung bis zum Ablauf des dritten Jahres wieder ein Re-Zertifizierungsaudit stattfindet.
Auswahl des Auditors
Die richtige Auswahl des Auditors entscheidet über die Qualität der Audits und der Zertifizierung. Gut vorbereitete Unternehmen bestehen die Zertifizierung unabhängig des Auditors und Unternehmen mit Abweichungen erhalten auch durch die Komponente „netter Mensch“ kein Zertifikat geschenkt. Jedoch ist es so, dass gute Auditoren sich dadurch auszeichnen eine entsprechende Branchen- und Führungserfahrung mit einzubringen. Dadurch wird die Norm nicht statisch oder gar wörtlich auditiert, sondern angemessen auf die Unternehmensgröße und den Unternehmens-Kontext ausgelegt. In diesem Fall bringt ein Audit viele Vorteile und fühlt sich nicht nach einer Überprüfung an. Gute Auditoren helfen Unternehmen dabei durch ihre Fragen und Anregungen weitere Verbesserungspotentiale aufzudecken. Durch solche Impulse von erfahrenen Auditoren wird aus einem Audit ein echter Mehrwert für das Unternehmen.
Anerkannte Zertifizierungsgesellschaften
Unsere Unternehmensberatung hat bereits seit 1995 viele Erfahrungen mit Zertifizierungsgesellschaften gesammelt. Bei der Wahl ist es besonders wichtig auf die Wertigkeit durch eine anerkannte Akkreditierung zu achten. Nach unserer Einschätzung bieten die DEKRA Certification, die DQS und der TÜV die größte Auswahl an ISO-Norm-Zertifizierungen an. Die Gesellschaften beauftragen für die Überprüfung einen neutralen Auditor mit entsprechender Qualifikation. Dieser nimmt die Begutachtung des eingeführten Management-System im Abgleich mit dem jeweiligen ISO-Norm-Standard vor. Bei der Entscheidung einer geeigneten Zertifizierungsgesellschaft unterstützen wir unsere Kunden gerne. Unabhängig von der Wahl einer Zertifizierungsgesellschaft erfüllen unsere QM-Systeme immer den vorgegebenen Norm-Standard.
Weitere Themen zur ISO 9001 Zertifizierung
Der Aufbau eines QM-Systems fordert eine gute Dokumentation und eine regelmäßige Überprüfung durch Audits. Zu folgenden Themen haben wir detaillierte Informationen bereit gestellt: